การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในองค์กร
เทคโนโลยี ด้านต่าง ๆ ได้ถูกนำมาประยุกต์ให้สามารถทำงานร่วมกันได้ เพื่อนำไปใช้ประมวลผลข้อมูลในงานด้านต่างๆทั้งนี้ก็เพื่อต้องการให้การทำงานมีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้นอีกทั้สารสนเทศหรือผลลัพธ์ที่ได้นั้นยังมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือสามารถแลกเปลี่ยนหรือค้นหาได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้นด้วยเทคโนโลยีที่นำมาใช้ประมวลผลหรือจัดการกับข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการนั้นเรียกว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)”ซึ่งปัจจุบัน ถูกนำไปใช้งานในด้านต่าง ๆ มากมายเทคโนโลยีด้านต่างๆไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ ระบบการจัดเก็บข้อมูลของคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทั้งหมดที่ได้กล่าวมาแล้วนั้น คือ องค์ประกอบของ “เทคโนโลยีสารสนเทศ” ซึ่งที่ช่วยให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่ต้องการนั้น มีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้นอีกทั้งสารสนเทศที่ได้ก็มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ ดังจะเห็นได้จากการให้บริการแก่ลูกค้าของบริษัทต่าง ๆ ที่มีรูปแบบหลากหลายขึ้น ทั้งการบริการโดยตรงจากบริษัทเองการบริการผ่านเครื่องทำรายการอัตโนมัติหรือบริการผ่านเว็บไซต์ล้วนแล้วแต่เป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ทั้งสิ้น
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับระบบงานในองค์กร
เทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถนำมาประยุกต์เพื่อสร้างเป็นระบบสารสนเทศสำหรับงานด้านต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างมากมาย ระบบงานภายในองค์กรซึ่งอยู่ในที่นี้จะกล่าวถึง คือ ระบบงานทางธุรกิจทั่วไปที่องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ต้องดำเนินการ ซึ่งเป็นตัวขับเคลื่อนการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กร เช่น ระบบบัญชีเงินเดือน ระบบสินค้าคงคลัง และระบบบัญชี เป็นต้น ทั้งนี้ ก็เพื่อให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์กรมีประสิทธิภาพและมีศักยภาพมากขึ้น
เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ IT มีบทบาทหลักในการช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินกิจกรรม กระบวนการต่างๆขององค์กร รวมถึงการเปลี่ยนแปลงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้มีความสะดวกยิ่งขึ้น หรือกล่าวได้ว่า การเรียนรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นปัจจัยที่ช่วยสนับสนุนให้องค์กรก้าวสู่ความเป็นผู้นำ ดังนั้นผู้บริหารและสมาชิกขององค์กรจึงควรมีรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับงาน และที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ซึ่งในอดีตผู้บริหารองค์กรมักจะเป็นผู้ที่อยู่ในสายงานด้านการเงินหรือการตลาด แต่ในอนาคตผู้บริหารองค์กรควรจะต้องมีความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและมีประสบการณ์การทำงานจากสายงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ประสิทธิภาพของการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร
เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถสนับสนุนการทำงานด้านต่าง ๆ ขององค์กรในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งในแต่ละระดับขององค์กรจะมีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่เอื้อประโยชน์ที่แตกต่างกัน เช่น ฝ่ายตลาดจะมีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการกำหนดกลุ่มลูกค้า ช่วยพัฒนาสินค้าและบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า สนับสนุนการขายสินค้าและบริการ และการให้บริการแก่ลูกค้า ฝ่ายบัญชีและการเงิน มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อติดตามการเก็บรักษาและใช้งานทรัพย์สินขององค์กร และกระบวนการไหลเวียนของระบบเงินทุน ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพ เช่น
- สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันจากทุก ๆ ที่ทุกเวลา
- เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงานเป็นทีม โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน
- สามารถทำงานแบบไร้สาย (Wireless) เพื่อสนับสนุนการประยุกต์ใช้งานในรูปแบบเฉพาะ
การพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กร
เทคโนโลยีสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมขององค์กรได้โดยรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากมีการประชุมระหว่างผู้บริหารกับพพนักงานเป็นประจำทุกสัปดาห์ ซึ่งวิธีการนัดประชุมอาจจะทำเป็นจดหมายหรือโทรศัพท์แจ้ง และในขณะประชุมก็มีเจ้าหน้าที่คอยบันทึกการประชุม หลังประชุมเสร็จอีกประมาณ 1-2 วันเจ้าหน้าที่จึงจะพิมพ์บันทึกการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ทำให้เกิดปัญหาทั้งการเข้าร่วมประชุมไม่ครบ การวางแผนงานเกิดความผิดพลาดเพราะแผนที่สรุปในห้องประชุมไม่ตรงกับแผนการทำงานส่วนบุคคล ในทางเดียวกันถ้าองค์กรลงทุนจัดซื้อเครื่องบันทึกข้อมูลแบบพกพามาให้กับพนักงานทุกท่านใช้งาน เพื่อใช้ในการนัดหมายประชุม จัดตารางนัดหมาย และบันทึกผลการประชุม ซึ่งทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถบันทึกนัดหมายได้ตรงกันและรับบันทึกการประชุมได้รวดเร็วขึ้น โดยใช้การส่งข้อมูลแบบไร้สาย ทำให้เกิดวัฒนธรรมใหม่ของผู้เข้าร่วมประชุมคือการถือเครื่องบันทึกข้อมูลแบบพกพาไปประชุมแทนที่จะถือเอกสารทีละหลาย ๆ เล่ม
ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ปัจจุบันความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศมีสำคัญต่อวิถีชีวิต เทคโนโลยีสารสนเทศได้สร้างการ เปลี่ยนแปลงและโอกาสให้แก่องค์กร เช่น ปรับโครงสร้างการทำงานขององค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและบริการ เป็นต้น เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดรูปแบบใหม่ในการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลทำให้มีการพัฒนา ซึ่งต้องอาศัยบุคคลที่มีความรู้และความเข้าใจในการใช้งานเทคโนโลยี โดยที่ผู้บริหารจะต้องเตรียมความพร้อมสำหรับองค์กร
ซึ่งองค์กรที่เจริญเติบโตในอนาคตต้องสามารถประยุกต์เทคโนโลยีเข้าไปในโครงสร้างการบริหารงาน และการติดต่อสื่อสารโดยเทคโนโลยีสารสนเทศ การจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศจะเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบต่อส่วนรวม เช่น การก่อการร้ายหรือการโจรกรรมซึ่งผู้บริหารจะต้องติดตามทำความเข้าใจในศักยภาพและผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อองค์กรเพื่อให้เลือกใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุดและก่อให้เกิดผลเสียน้อยที่สุดต่อองค์กร
ดังนั้น ระบบสารสนเทศถือเป็นปัจจัยสำคัญต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
แหล่งที่มา : http://552110299nititat.blogspot.com/
https://www.etda.or.th/content/1197.html
